Minutes 
 
 
 

of the 
 
 
 

Motorcycle Action Group 
 
 
 

Annual Group Conference 
 
 
 
 

April 04, 2009 
 
 
 
 

 
 
 

1.  Opening of AGC by National Chairman: Jane Chisholm 
 
Jane thanked the membership for their solidarity over the past year, 
those in attendance for their support of AGC, Jane Carrott for taking 
the minutes for the third year and North-East MAG (with particular 
reference to Darlington branch) for hosting this year’s conference.  
The National Committee were introduced. 
 
 
2.  Formal introduction of National Vice Chairman, handover of Chair: 
Jane Chisholm
 
 
Jane introduced the National Vice Chairman, Fergus O’Connell, and 
handed over running of the proceedings to him. 
 
 
3.  Adjourn AGC, open MAG UK AGM: Fergus O'Connell 
 
AGC was adjourned, and MAG UK AGM opened.  
 
1.  Reports 
 
Report by Chairman of the Board: Jane Chisholm 
 
Jane reported that several contracts had been sorted out and 
confirmed the current Board membership. 
 
Company Secretary report: Steve Wykes 
 
Steve confirmed MAG UK is solvent and operating legally. 
 
Finance Director's report: Justine Travis (see also attached) 
 
Justine reminded Conference that MAG’s financial year runs from 
August 1st to July 31st.  As at last year’s AGC, she stated that 
the majority of MAG’s funds come from membership subscriptions 
and the fighting fund, and noted that membership has remained 
static and that the fighting fund had been hard hit by last 
summer’s poor weather affecting the premier MAG events. 
 
She then noted that a great deal of MAG’s annual income comes 
during the last quarter of its financial year and showed graphs 
depicting the income for the last three years; she also noted 
that around 75% of MAG’s fighting fund is income generated at its 
premier events in Yorkshire and the North East. 
 
Justine then presented a breakdown on the last financial year.  
She noted that there had been major staffing changes, which had 
led to increased costs for temporary cover and two Activist 
Training weekends.  She also noted that, where possible, budgets 
had been reduced and that this current financial year could be 
expected to be a difficult one due to the tough economic climate.  
She then took questions from the floor. 
 
Andy Carrott (Mid Lincs) asked if quotes were periodically 
obtained regarding production costs for The Road.  It was 
confirmed that this is done and that Ian Mutch (Editor) absorbs 
some of the costs. 
 
Julie Stephenson asked what plans have been put in place to 
prevent further financial difficulties.  Justine responded that 

the number of staff has been reduced, the ticket line has been 
brought in house and that the budgets for the relaunch would not 
apply to this year’s figures.  She also noted that it was looking 
as though MAG would break even this year. 
 
Neil Stephenson noted that there is a financial meeting prior to 
National Committee meetings asked when the Board became aware 
that it was likely that MAG would make a loss, to which the reply 
was “two months ago”. 
 
A delegate (name not given) asked if a loss had been predicted, 
why no action was taken.  Justine responded that a great deal of 
MAG’s income comes in from MAP in November and from Stormin’ in 
April.  It was therefore following this that the figures were 
known. 
 
A delegate (name not noted) stated that if it were not for the 
premier events the figures would be even worse, and noted that a 
further 700 members would take up the shortfall.  Justine 
concurred that membership needs to grow. 
 
Julie Stephenson asked whether membership subscriptions need to 
be increased.  Justine stated that it was hoped that new 
memberships would increase following the rebrand but that costs 
probably do need to be increased.  Fergus noted that it can be 
difficult to recruit at the current cost of £20.00!! 
 
In response to a question regarding the cost of the relaunch the 
figure of £14,000 was noted. 
 
In response to a question regarding effective recruitment Ian 
Mutch noted that the most effective methods are work done by 
local groups, face-to-face, and by the National Clubs Officer 
liaising with clubs, and stated that this provides a better 
return that advertising, giving the example of 300-400 
recruitments at the NEC Bike Show.  (Neil Stephenson interjected 
that the figure was around 110, prompting Ian to say that like 
Boris (Johnson, Mayor of London) he is “not good on detail”!) 
 
In response to a question regarding what is available to take out 
to people in the way of resources, Ian summarised the available 
resources. 
 
Neil Stephenson noted that membership has retained a steady 
figure of around 10,000 over the past four years and that these 
figures do not significantly change no matter what size of 
display stand is used and that new memberships only counteract 
those that lapse. 
 
Andy Carrott asked whether MAG is going to “bite the bullet” and 
consider an increase in subscriptions.  Jane Chisholm responded 
that although the floor could not vote on this matter they could 
advise the board and asked conference if they wished this matter 
to be discussed to which conference responded “yes”. 
 
Roger Musgrove stated that his club had had a presentation by MAG 
regarding affiliation and that the club had decided to stick with 
the BMF, the sticking point being public liability insurance 
costs.  Nich Brown responded that the reason clubs want PLI is to 
cover them in the event of being sued and that MAG does not 
operate an automatic cover as part of the affiliation deal.  He 

also noted that MAG’s PLI is provided by the same underwriters as 
that of the BMF, but that the BMF don’t offer the option of being 
affiliated without PLI, and that because it is bigger with more 
large clubs it can negotiate better deals on costs. 
 
In closing, Justine noted that by AGC 2010 she will have been in 
post for six years and gave notice of her intention to stand down 
as Treasurer at that time. 
 
2. 
Reappointment of Auditors 
 
Prior to voting, discussion ensued regarding increased costs for 
this service, for which the relevant information was provided.  
Included in the figure is insurance against Government auditing, 
which would be a huge expense for MAG if chosen. 
 
Stanley Yule were reappointed as Auditors. 
 
Proposed: Justine Travis, Seconded: Steve Wykes.  Carried 
 
3. 
Resignation and election of Directors 
 
Resignations: Gerard Livett 
 
Elections:  (Manifestos attached). 
 
The following members were elected as Directors, following a 
brief commendation by their respective proposers. 
  
Paul Turner - Proposed: Bill Pugsley, Seconded Greg Phillipson.  
Carried 
Diane Pugsley – Proposed: Sheila McMahon, Seconded Ian Mutch.  
Carried 
Justine Travis – Proposed: Jez Doddington, Seconded Steve Wykes.  
Carried 
 
Neil Stevenson sought clarification on how many Directors MAG 
currently has.  Jane Chisholm responded that six out of the seven 
positions are currently filled and noted the tenures for each. 
 
4. 
Summing up: Jane Chisholm 
 
In summing up, Jane noted that it has been a difficult year 
financially and that there would be discussion further on in the 
Conference about future strategies. 
 
5. 
Close of AGM: Fergus O'Connell 
 
MAG UK AGM was duly closed and AGC reopened. 
 
 
4.  MAG Foundation report: Nich Brown 
 
Nich opened by clarifying that the work of the MAG Foundation is 
deemed in the public interest and therefore charitable status 
applies, which lends weight to the work carried out.  Also, in 
practical terms, money goes further due to tax rebates.  All staff 
are voluntary. 
 
He thanked the organisers of the Ganton Gathering, now a regular 
event, for raising funds for the Foundation. 

 
Representatives have been sent to a number of key road safety 
conferences and as motorcycles are often not on their agenda or there 
is bias against them, these have proved a useful and practical 
platform for us. 
 
Wend Coy (Mid Lincs) asked who the current trustees are.  They are 
Nich Brown, Andy ??? [plus two others, names not caught]. 
 
In response to a question from Rick Hulse regarding publicising our 
efforts and achievements, Nich noted that it is a “chicken and egg” 
situation as this takes up time needed for doing the work.  Rick 
further noted that information can be turned into advertising. 
 
 
5. 
National Officers Reports 
 
National Chairman: Jane Chisholm 
 
Jane opened her comments by noting the changes in personnel at 
Central and how this had created an opportunity to review and revise 
roles and job descriptions.  She thanked Janet who finally, after 
years of service, got fed up of commuting from Birmingham every 
day(!) and noted that there is now a very capable team on board, and 
that improvements include bringing on-line ticket sales in-house. 
 
She went on to describe how, following David Short’s resignation as 
Campaigns Officer, more of the administrative work has been brought 
under the remit of the administrative staff.  She also noted that 
during this time, volunteer support has been exceptional. 
 
Following poor weather during last summer, income from events is down 
and Jane said this highlighted the need for more detailed information 
needs to be coming through regarding events throughout the year to 
enable a clearer financial picture and improved forward planning.  
She gave sincere thanks to all who had contributed financially during 
this difficult year, and to Back Street Heroes and 100% Biker for 
their support, not just during events but with pre-event publicity. 
 
Following problems with the website, including the host company going 
bust, operation and maintenance has now been brought fully in-house. 
 
Jane then noted that Nich Brown had taken over from David Short, the 
MotoKL project is now in its fifth year and running two teams, 
overall MAG membership has been sustained at approximately 10,000, we 
have record numbers of clubs affiliated, and Gerard Livett is now 
President of FEMA.  She extended her good wishes to him and closed by 
thanking MAG members throughout all levels of MAG for their support. 
 
In response to a question from Julie Stephenson regarding donations 
from events, and the possibility of donations being made more 
proactively as soon as the money is available, Jane noted that this 
issue will be addressed with some new strategies. 
 
Robin (Straughn???) sought clarification regarding Network being 
produced by Anne Gale, i.e. was Anne taking the role of National 
Communications Officer.  Jane noted that Anne’s input was purely on a 
voluntary basis to collate and produce Network. 
 
Campaigns Manager and General Secretary: Nich Brown  
 

Nich opened his comments by noting that he had now been post for ten 
months and had been struck by how little of the work carried out at 
Central directly related to campaigns.  He has now surveyed the work 
done and in looking for new staff had looked for the right people to 
build an effective team, and that can overlap roles so that cover is 
available for holidays, etc.  He also noted that some salaries have 
decreased and others increased to reflect their skills and value for 
money. 
 
He stated that three essential functions have been addressed: the 
accounts have updated to current practises, which also makes the 
Auditors role easier; the membership database needs overhauling and 
having looked at the costs of installing a new one, which could be as 
much as £20k, reconfiguring of the existing one is now being 
considered; improvements have been made to the website and email 
facilities and this will be rolled out to Regional and local levels. 
 
Nich then went on to say that there will be some changes; for example 
Central’s five-year lease will be up for renewal in May 2010, which 
may afford the opportunity to reduce costs by moving or subletting.  
He said that a “spring clean” is needed as valuable space is being 
taken up by things not necessarily in use or required. 
 
A delegate asked if the database can include people’s skills and Nich 
responded that although this is something he would like, the current 
database doesn’t keep historical data thereby making it difficult to 
build a picture of “who we are”. 
 
A delegate noted that retention of members is an issue that needs 
improving and was advised that there are plans under consideration to 
use local contact where appropriate, including the possibility of 
telephone contact. 
 
Nich then moved on to campaigns.  He noted that David Short was very 
good at representing the organisation to people outside motorcycling 
but less so with communication within MAG, and that we need to work 
at getting the balance right with an improved flow of information 
through MAG, both top down and bottom up.  He said that when David 
left he advised that rather than rush into replacing him, MAG should 
review the role first to ensure that we get the right person doing 
what is needed to be done.  He noted that MAGs position statements 
have not be updated since 2001 and said that these need to be updated 
first before reappointing.  In the meantime he is covering campaigns 
work one day a week in the short term. 
 
He went on to note a number of issues that are currently of concern, 
including Test Centres (demo forthcoming); airbag jackets (there is 
no way of testing them effectively); events cancellations (for 
discussion later); concerns over the type approval multi-directive; 
also several issues that have been fought in the past but are now 
coming round again, e.g. 100 bhp limits, anti-tampering.  Nich said 
that if we are going to tackle more issues we need to know is wanted 
to become more effective.  He stated that we need to rely less on 
Network as a monthly publication and more on email alerts, retaining 
Network as a live document on the website. 
 
He closed by noting that time, experience, skills and energy are 
required to keep MAG effective. 
 
 
Clubs Liaison: Fergus O’Connell 

 
Fergus reported that MAG currently has 166 clubs affiliated, equating 
to around 146,000 affiliate members in all.  Affiliations are up by 
44% following MAG’s rebranding.  He also noted that several of the 
large one-make clubs have come on board that, until recently, would 
not have done so. 
 
He also noted successful liaison between N.E. Lincs MAG and the DSA 
regarding Grimsby’s test centre. 
 
 
The Road: Ian Mutch 
 
Ian said that he hoped that proofing of The Road had improved and 
that there will be further developments regarding the design and 
pictorial elements of the magazine.  He noted that there is currently 
not much commercial income from advertising as it is difficult to 
sell in the current difficult economic climate.  He then managed to 
link advertising income to supermarket shopping (!) and noted that 
quotes are obtained periodically but that the current company is very 
good and MAG has been using them for some time.  He then informed 
conference that his laptop is now “wrecked due to extensive foreign 
travel”, said that picture quality has improved and that the copy 
deadlines need to be borne in mind when submitting material and that 
regarding the My Bike feature “keep ‘em coming”. 
 
 
Conference breaks for lunch 
 
6.  Election of National Officers (Manifestos attached) 
 
National Chairman: Paul Turner 
Proposed: Fergus O’Connell, Seconded: Greg Phillipson.   
 
Paul stated that as a recently retired police officer he has the time 
available to commit to the post of Chair, and stated that he would 
“give it a go”. 
 
Ian Churchlow asked him what he perceived as his main priorities, and 
Paul stated these would be freedom of choice, increasing the 
membership, setting up a working group to look at finances, and 
forward planning. 
 
Carried 
 
 
National Finance Officer: Justine Travis 
Proposed: Tony Cox, Seconded: Steve Wykes.   
 
Carried 
 
 
National Clubs Officer: Fergus O’Connell 
Proposed: Rory Wilson, Seconded: Ian Mutch.   
 
Carried (4 abstensions) 
 
 
7.  MAG Position Statements: Sheila McMahon 
 

During the lunch break, delegates were asked to choose their top five 
position statements from a list, for discussion in conference.  
Sheila thanked delegates for their responses, with particular 
reference to the member who had not only corrected spelling on the 
form, but “asked the pertinent question: what do these lists actually 
mean?”, which highlighted the fact that the position statements 
really do need to be revised and made available for all members to 
access. 
 
She then noted that the overall top five were: diesel spills, power 
limits, road pricing, bus lanes and anti-tampering laws.  These will 
take priority in the overhaul of position statements. 
 
 
8.  Motions to Conference (see attached) 
 
Motion 1
 
Nich Brown noted that in this proposal “...free affiliation for NABD” 
should read “... for Youthbike” and gave Rick Hulse an opportunity to 
speak.  Rick summed up saying that NABD had had another fantastic 
year and hit “a ¼ million turnover – not bad for a bunch of raggy-
arsed bikers”.  He noted that administration costs are kept to a 
minimum and that all proceeds are used for adaptations.  He stated 
that they are currently looking at the new test system and how it may 
affect disabled riders and are consulting with the DSA for 
adjustments that won’t disbar disabled riders, and at dispensation 
for power:weight ratios for trikes and sidecars. 
 
Conference then voted on the motion to offer free affiliation to 
Youthbike 
 
Motion carried 
 
 
Motion 2
 
Andy Gledhill spoke in favour of the motion to reduce the size of the 
Eastern Region and offered the following reasons: size of the region 
(it stretches from the Humber to the M25); it is too much for one 
Regional Representative to reasonably take on; the bulk of the 
region’s active members are concentrated in a relatively small area 
of the region; a change would be an opportunity to give identity to 
the region. 
 
Julie Stephenson said that while appreciating that the Eastern region 
is large, there are other regions that are also large. 
 
Sal Gledhill stated that MAG needs to take into account the fact that 
the ceremonial county of Lincolnshire alone covers over 9,000 sq km, 
North/South transport links are poor with only 66 km of dual 
carriageway throughout the county. 
 
It was also noted that the region struggles to get and then keep a 
Regional representative for any length of time, due to the vast 
amount of travelling required to keep in touch with branches and 
affiliated clubs. 
 
Steve Wykes said that he saw no problem in principal but that if the 
region was split it could change voting rights and suggested a system 
of county reps taking it in turns. 

 
Andy Carrott underlined that there is the issue of having a regional 
identity, citing examples of other regions with strong identities, 
further noting that this matter had been discussed and voted on at 
Eastern Region’s AGM.  He further noted that a branch in the south of 
the county had already voluntarily affiliated themselves to a region 
closer to them. 
 
Neil Stephenson asked if there was anyone prepared to take on the 
post and Wend Coy responded that the region does not have the 
infrastructure as it stands to be able to temp anyone into the 
position. 
 
A vote was taken with the following result: 
 
For: 29 Against: 27 Abstentions: 20 
 
Nich Brown stated that although the motion passed by a slim majority, 
a change to the Constitution required a 2/3 majority and requested 
that conference voted a second time.  Julie Stephenson urged a vote 
in favour so that the democratic process could be moved forward. 
 
A second vote was taken with the following result: 
 
For: 42 Against: 28 Abstentions: 6 
 
Motion falls under the 2/3 majority rule. 
 
However, Nich stated that there may be a solution and explained that 
it is within the power of the National Committee to decide on 
regional boundaries and that they would revisit the boundaries issue 
with a view to changes in the spirit of the proposal, even though the 
motion technically fell. 
 
 
Motion 3
 
This motion regarding roads policing was put forward after the 
December 31st deadline in light of recent event cancellations and a 
statement was read to conference on behalf of the Welsh Show 
organisers.  They then noted concerns regarding future events and 
that there is a potential for this type of action to spread and cause 
further problems.  They also said that this has had a knock-on effect 
on the roads and that there appears to anecdotal evidence of attempts 
at entrapment.  They also noted that cameras in Derbyshire can 
recognise and track individuals. 
 
Sal Gledhill asked what they thought MAG should do.  Jol (???) said 
it was an issue that needed to be coordinated nationally and 
requested assistance from the National Committee, and said he felt 
that it could bring in more memberships. 
 
Justine Travis stated that she had spoken and voted against the 
motion being brought to conference but having heard the arguments now 
felt differently about the matter. 
 
Julie Stephenson noted that this was not an emergency motion and 
urged conference to reject the motion but commend it as a 
recommendation. 
 

Jane Chisholm explained that it had been decided to accept the motion 
in light of information received after December 31st (the usual 
deadline for submissions). 
 
Rick Hulse stated that this is an emergency as there is already a 
perceived lack of response on MAGs part regarding last year’s events 
closures.  He said that MAG must not be perceived as inactive again 
by bikings “general public”, and quoted from Pastor Niermuller’s (??) 
war poem I Did Nothing. 
 
Wend Coy mentioned Operation Stealth in Lincolnshire and concurred 
that this is an emergency situation. 
 
Sheila McMahon advised caution and stated that any action taken must 
be the right action. 
 
Motion carried (1 against) 
 
 
 
9.  Presidents Address: Ian Mutch 
 
Ian opened his address with an anecdote about his recent African 
trip, culminating in “You’re never too old to be embarrassed!”.  He 
then mentioned Jane Chisholm’s tenure as Chair, stating that she is 
passionate about MAG.  He continued with further anecdotes about the 
sea, coffins, Napoleon, and someone he knows called “Corrugated 
Dave”, managing to weave points about MAG into this rich tapestry. 
 
He mentioned that last year’s weather problems at premier events 
exposed the vulnerability of MAG’s finances, and said that lessons 
can be learned from campaigns such as “Diesel Spills” and against 
parking charges, stating that relatively small organisations can make 
a big impact over individual issues using the full range of modern 
communication technology now available. 
 
In closing, he said that MAG has reached a degree of sophistication 
and refinement, squeezed in a final, age-related, motorcycling 
anecdote and stated that if we “redouble our efforts and act smarter” 
we will succeed. 
 
 
10. Awards 
 
Richard Tegg Award
 
Awarded to Brian Rodwell, the speaker noting that this was an 
important award for unsung heroes.  It was noted that Brian really is 
a “grassroots” member – he cuts the grass, trims the hedges and 
brings the firewood for the Farmyard Party premier event – and that 
efforts to get him to the AGC had failed as he couldn’t tell him the 
reason why he needed to be there!! 
 
 
Steve Tannock Teamwork Award
 
Awarded to Steve Wykes and Edinburgh MAG in recognition of work 
towards the setting up of FEMA and having arranged the inaugural 
meeting. 
 
 

Honorary Life Membership
 
Awarded to Andy [?surname?].  Nich Brown said he has known Andy for 
many years and that he “spends a great deal of time in a dark 
basement” with technical equipment.  Accepted by Jeff from Western 
Region on Andy’s behalf. 
 
 
Certificate of Merit
 
Awarded to Rory Wilson.  Selina Lavender noted that Rory, newest 
recruit to the National Committee, has done a great deal of political 
work in Wales, including getting an Early Day Motion taken to 
parliament regarding the new driving test centres. 
 
 
Certificate of Merit
 
Awarded to Tony Cox.  For his hard work that has led to MAG being 
introduced into a Region where there was no MAG presence. 
 
 
Simon Milward Award (Lifetime Achievement Award)
:  
 
Awarded to Ian Mutch.  Jane said her comments would be “short and 
sweet, like the recipient” and noted that Ian has dedicated his life 
to the cause over the past 35 years. 
 
 
The Chairman's Award
 
Awarded to Middlesborough MAG and accepted on their behalf by John 
Hughes. 
 
 
Media Award
  
Awarded to Back Street Heroes.  Pete Walker accepted the award on 
behalf of BSH, stating that they have been active supporters of MAG 
for several years now, including sponsorship of entertainment at 
premier MAG events and regular editorial space. 
 
 
11. Presentation of Donations 
 
Justine thanked all branches, regions and events for their support.  
Cheques were presented as follows: 
 
by Sheila McMahon, on behalf of Yorkshire Region from four events: 
£12,000; 
by Alison Ayrey, profits from the 4th Fun & Frolics rally: £3,000; 
by Selina Lavender, from Bury St Edmunds branch: £4,000 and from a 
member unable to attend the event but who sent the ticket price 
anyway £10.00; 
by Steve Wykes, on behalf of Edinburg MAG, £4,000. 
 
Paul Turner, incoming Chairman, took the opportunity at this point to 
present Jane Chisholm, outgoing Chair, with a bouquet and thanked her 
for her hard work over the past three years in post. 
 
 

12. 
National Chairman's closing address 
 
Paul Turner, incoming chair stated “Thank you all for attending – 
Goodbye!” which got a round of applause!! 
 
Jane Chisholm then summed up, noting among other things, that the 
possibility of an increase in membership fee needs to be explored, 
and Neil Stephenson stated that we need figures on the costs of 
“running” a member, The Road, administration, etc, including the 
costs of affiliation, before decisions are made.  He requested that 
it be noted that Conference instructs the National Committee to 
consider and report on this matter.  Another member spoke against an 
increase, but Andy Carrott (Mid Lincs) stated that we need to be 
prepared for such an increase in the future. 
 
Jane closed by thanking Fergus O’Connell for chairing AGC and North 
East MAG for hosting the event. 
 
Paul Turner then briefly noted that membership fees will be 
discussed, regional boundaries will be discussed and that support 
through membership is vital.  He offered his encouragement to all, 
and closed by thanking Fergus O’Connell for chairing AGC. 
 
  
13. 
AGC 2010 
 
It was announced that AGC 2010 will take place on the second weekend 
in April. 
 
Conference closes. 
 
Minutes taken by Jane Carrott, 72474, Secretary Mid Lincs Branch.